Учителя в офисе

У каждого уважающего себя босса имеется секретарь. В России таких специалистов около миллиона. Так уж исторически сложилось, что данную функцию взвалила на свои хрупкие плечи прекрасная половина человечества. Мужчин-секретарей можно пересчитать по пальцам. Долгое время должность секретаря — в том числе и в Квалификационном справочнике должностей — относилась к разряду технических исполнителей. Но в последнее время статус профессии изменился. Сегодня секретаря-референта или офис-менеджера относят к разряду специалистов, а в ряде случаев даже к руководителям среднего или низшего звена. Поэтому, по оценке специалистов благовещенского центра занятости населения, устроиться на работу секретарем сегодня достаточно сложно. И дело все в том, что спрос превалирует над предложениями. Конкуренция теперь отмечается даже среди обладателей диплома о высшем образовании. Каждый месяц в банк данных центра поступает до десяти вакансий секретарей. Требуются секретари руководителя, секретари-машинистки, офис-менеджеры, секретари с совмещением обязанностей специалиста отдела кадров или юриста и др. А число желающих трудоустроиться на данных местах в десятки раз больше. Так, в прошлом году на предприятия областного центра устроились секретарями 57 женщин из числа безработных. За четыре месяца этого года «лицами» фирм и компаний стала 21 представительница прекрасной половины человечества. Десять из них имели высшее, 9 — среднее и 3 — начальное профобразование.

Удивительно, но в лидеры из желающих быть помощником босса выбиваются вчерашние педагоги. Именно выпускницы БГПУ чаще всего идут работать секретарями. Далее по списку — социальные работники (АмГУ) и технологи какой-либо промышленности (ДальГАУ). Чаще всего секретари требуются в организации и учреждения государственной формы собственности. О желании работодателя принять секретарем мужчину в благовещенском центре занятости населения услышали только однажды. Филиал крупной энергетической компании приглашал секретаря-референта 25 — 35 лет с высшим юридическим образованием и отличным знанием разговорного и технического английского и китайского языков. Такие требования связаны с большим количеством долгосрочных командировок и сложными условиями работы — синхронный перевод, большое количество документации для перевода. Несмотря на загруженность в работе и порой ненормированный рабочий день, зарплата секретарей не так уж велика. Она колеблется в размере 5 — 10 тысяч рублей. Самый «бедный» — тот, кто работает в школе. Здесь секретарь получает чуть больше четырех тысяч. В частных фирмах и на крупных предприятиях этих специалистов, как правило, не обижают в зарплате.

Секретарь-универсал

Кроме того, что в Центре занятости населения помогают трудоустроиться безработным, здесь, если нет подходящих вакансий, предлагают пройти переобучение. Например, в прошлом году по направлению ЦЗН курсы секретарей окончили 57 благовещенок, 18 из них — секретаря-референта. В этом году подобные навыки предстоит освоить 44 дамам. В Благовещенске, кстати, действует около десяти учреждений, где готовят секретарей-референтов и секретарей-делопроизводителей. За год здесь заветные корочки получает не одна сотня желающих.

— Курсы секретарей по-прежнему популярны, — говорит референт ОЦДО «Знание» Людмила Смага. — В нашем центре дополнительного образования они ведутся с 1993 года. Если сравнивать с преподаванием 15-летней давности, то оно кардинально изменилось. Во-первых, совсем другим стало само делопроизводство, во-вторых, на смену пишущим машинкам пришли персональные компьютеры со множеством офисных программ. В угоду времени сегодня будущие секретари изучают курс «Управление кадрами», поскольку многие руководители ищут секретарей со знанием кадрового дела. Обучение на подобных курсах платное. Стоимость его варьируется от 3,5 до 8 тысяч рублей. В последнем случае будущие секретари изучают специальные офисные программы, например «1С: Зарплата. Кадры». Обучение длится порядка трех месяцев, по окончании его слушатели сдают экзамен. На него, кстати, иногда приходят потенциальные работодатели. Чтобы, так сказать, воочию увидеть уровень подготовки молодых специалистов, а при случае и выбрать себе помощника.

С начальником нужно дружить

Несмотря на значимость, секретарь не относится к тем профессиям, которые «на всю жизнь». Утверждение, что это «профессия незамужних женщин», вполне объективно. И связано, как со спецификой службы (секретарь не может уйти с работы раньше начальника, а утром должен быть первым и т. п.), так и с некоторыми психологическими особенностями профессии.

Секретарь — все-таки ступенька на карьерной лестнице. Если у человека есть креативные способности, желание учиться, он обязательно должен расти. Поэтому срок работы на этой должности — обычно три-четыре года.

Кстати, и для начальника новый секретарь — лишь очередной. Каждый руководитель в течение трудовой жизни меняет в среднем по несколько «правых рук». Секретарь в любой фирме, на любом предприятии — это его лицо. Как он встретит посетителей, какой порядок наведет в офисе, как оформит деловые бумаги, как поговорит по телефону, как выглядит сам — вот те компоненты, из которых складывается облик современного офисного работника. И очень непросто работать на таком высоком профессиональном уровне. Секретарь должен знать фирмы-партнеры, с которыми сотрудничает предприятие, кто за что отвечает, с кем и в какое время нужно поддерживать связь. Большая роль отводится ему и в налаживании хорошего микроклимата в коллективе. Он может организовывать мероприятия, которые сплачивают сотрудников. Но должен всегда уметь уйти от конфликта, ни в коем случае не допускать конфронтации.

Кроме того, секретарь, как и человек любой другой профессии, обязан уметь планировать свой рабочий день — речь идет о тайм-менеджменте. Не случайно в коридорах крупных московских фирм висят таблички «По коридорам ходить быстро», т. е. не тратить время попусту.

— Секретарь и начальник вынуждены постоянно быть рядом, поэтому фактор совместимости очень значим, — говорит практикующий психолог Валентина Жданова. — Секретарь должен тонко чувствовать начальника. Без распоряжений понимать, кого впускать, а кого нет, какие распоряжения выполнять незамедлительно, а с какими повременить.

Можно сказать, что каждый начальник ищет своего секретаря, а каждый секретарь — своего начальника. По словам психолога, в любом коллективе между начальником и подчиненными существуют три стиля общения: авторитарный, либеральный и демократический. Последний — самый желанный для секретаря. Но ни в коем случае нельзя допускать с начальником панибратских отношений. В противном случае можно оказаться девочкой на побегушках, а при малейшем промахе — стать изгоем в коллективе. Уважение, взаимопонимание и помощь — это те киты, на которых строится работа секретаря.

— На курсах я всегда акцентирую внимание на психологию мужчины и женщины, — продолжает Валентина Ивановна. — Мужчина — это логическое мышление, у женщины более развита интуиция, она любит комплименты. Основами психологии секретарь тоже должна владеть. Идеал секретаря 90-х годов — девушка до 25 лет, привлекательной внешности, с ногами «от ушей» — претерпел изменения. Сегодня начальнику в офисе нужна не красивая «картинка», а умный и ответственный помощник. Поэтому секретари-интеллектуалки выходят на первое место. Отсюда и спрос на сотрудников с высшим образованием и более старшего возраста — до 45 лет. Но это совсем не значит, что умный секретарь не должен следить за своим видом. Имидж секретаря должен быть продуманным. Прическа не должна мешать в работе, макияж — неброский. В одежде стоит придерживаться делового стиля: юбка-пиджак или брюки-пиджак. Блузка или топ меняются раз в два дня, а костюм разрешается носить дольше. Обязательно — безупречная обувь. Пыльным туфлям со сбитыми носами место разве что в чулане.

ИЗ ПЕРВЫХ УСТ

Юлия Косарева секретарем генерального директора ФК «Амур» работает почти четыре года. При этом сама является заядлым болельщиком амурского футбола. С 2001 года девушка не пропустила ни одной игры футболистов «Амура».

— Окончила финансово-экономический колледж и сейчас получаю высшее образование, — рассказывает Юля. — В футбольный клуб пришла по приглашению прежнего генерального директора и осталась — нравится работа. Я считаю, что секретарь на предприятии — это третий человек после руководителя и главного бухгалтера. Ведь к нему с вопросами идут все работники. Поэтому он обязательно должен быть образованным, ответственным и аккуратным человеком.

В ФК «Амур» в мою компетенцию входит также кадровая работа. Я напрямую общаюсь с футболистами. Приходится быть терпеливой и сдержанной, потому что некоторые спортсмены очень эмоциональные. Мой рабочий день ненормированный, иногда работаю и в выходные. На работу прихожу за 40 минут до руководителя, а ухожу позже. Считаю, что пока с начальниками мне везет. Кстати, чай и кофе Анатолий Леонидович готовит себе сам.

* * *

Татьяна Жигайлова, секретарь главы Тамбовского района, занимает эту должность уже 17 лет. За ее бытность сменилось шесть руководителей района.

— У каждого руководителя особенный характер. Но если ты уважаешь начальника, то тебе приятно с ним работать. В этом плане я счастливица. Главные качества, которыми должен обладать секретарь, — это грамотность, ответственность, умение общаться с клиентами. Большие требования предъявляю к внешнему виду. Секретарь должен уметь подстраиваться под настроение руководителя, но обязательно надо соблюдать субординацию. И, несмотря на приближенность к руководству, он не должен быть высокомерным с другими сотрудниками.

ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА

Как бороться со стрессом

Секретарям-референтам (да и всем людям вообще) обязательно нужно бояться того момента, который называется «перегруз психики». Это состояние, когда ничего не хочется. Как выйти из него? Если чувствуете, что невмоготу, переключите внимание на другое. Вчера общались с клиентами, сегодня займитесь документацией, наведите порядок в шкафах и т. д. Заведите в кабинете вещь зеленого цвета и время от времени на нее смотрите. Пусть это будет блокнот-ежедневник, ручка или цветок в горшке. Положен обеденный перерыв — значит максимально его используем. Отдыхаем час, а не 15 минут. И, конечно же, несложные аутотренинги. Не выходите утром из дома в дурном настроении. Покрутитесь перед зеркалом, похвалите себя: «Да, я сегодня хорошо выгляжу!» Создавайте себе настроение. На работе скажите коллеге приятное, и это к вам вернется.